Tips till dig som skyddsombud kring Arbetsmiljöverkets tillsyn av systematiskt arbetsmiljöarbete

Som huvudskyddsombud i kommuner och regioner finns nu en öppen möjlighet att påverka arbetsmiljön i organisationen i de delar som påverkas av beslut på hög nivå. Arbetsmiljöverkets tillsyn av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) på hög nivå är nu inne i sin andra, mer påverkansbara fas. Mer påverkansmöjligheterna nedan, men först lite bakgrund.

Tillsynen är en del av en strategi riktad mot kommuner och regioner, med det långsiktiga målet att ”alla beslutsnivåer, inklusive den politiska, aktiveras i arbetsmiljöarbetet och att organisationerna därefter själva klarar av att kontrollera och utvecklar sin årliga uppföljning enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet”. Efter en lång period av mer eller mindre tydligt genomförda åtstramningar och ökade krav i verksamheterna vill jag utropa ”Äntligen! ”. Arbetsmiljö ses i alltför stor utsträckning som en fråga som hör hemma på enskilda arbetsplatser, medan ramar och förutsättningar lämnats åt sidan. Något som inte minst innebär att oskäliga krav ställs på första linjens chefer.

Strategin riktar sig i huvudsak mot 11§ i SAM (afs 2001:1) som handlar om årliga uppföljningen. Det låter snävt, men av de allmänna råden framgår att uppföljningen syftar till att ”undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete”. Alltså kan allt ifrån undersökningar och riskbedömningar till kunskaper och uppgiftsfördelningar sättas under lupp. Vad som i praktiken granskas är däremot en fråga om vad som kommer upp, och det är bland annat beroende av hur huvudskyddsombuden agerar.

Strategin är uppdelad i två delar. Del ett är med något undantag, redan avklarad: Det handlar om den politiker/högnivåinformation som man bland annat kan läsa om på Suntarbetsliv. Jag har i tidigare bloggar utvecklat en kritik mot politikerinformationen, som i korthet går ut på att den inte talat om hur politiska beslut på övergripande nivå faktiskt formar arbetsmiljön, till exempel genom budgetar, mål och strategier. Särskilt tråkigt är det eftersom man skriver om dessa frågor i sitt eget informationsmaterial. Dessutom är det illa att verket inför informationerna inte pratat med några berörda fackliga organisationer, medan man haft långtgående diskussioner med arbetsmiljöexperterna på SKR.

Del två av strategin handlar om inspektioner av samtliga kommuner och regioner. Naturligtvis kommer inte alla verksamheter att få besök, men ambitionen är ändå att alla ska påverkas. Det gör verket genom att gå igenom olika faser; avisering, inspektion/förmöte på högnivå, inspektion på enheter och återföringsmöte till högnivå samt uppföljning. Inspektionerna på enheter är stickprov. Inspektionsmeddelanden eller förelägganden görs först efter återföringsmötet (om man inte snubblar på något riktigt akut). Vid uppföljningen kan det förekomma stickprov på andra enheter än de man inspekterade först. På det sättet skapar Arbetsmiljöverket ett flöde i organisationen.

Fas två startade på nyåret i kommunerna, och före corona hann verket påbörja jobbet i ett knappt 50-tal kommuner. I regionerna kommer inspektionerna ske under 2021.

Efter att ha legat på Arbetsmiljöverket en längre tid, fick OFR i det här skedet möjlighet att påverka dels genom ett par möten med projektledningen, dels genom medverkan med en presentation på en videokonferens som var uppstart för de arbetsmiljöinspektörer som skall genomföra inspektionerna. På videokonferenserna fick jag tillfälle att be inspektörerna förmedla några saker till politiker och högre tjänstemän:

• Förändringar i ekonomi, policy, uppdrag och nya löften till medborgarna är exempel på förändringar i arbetsmiljön, som ska undersökas och riskbedömas.
• Även om man kallar en nedskärning för effektivisering eller ger den ett annat namn, så slipper man inte bedöma risker.
• Att balansen mellan krav och resurser i vardagen börjar med ett uppdrag som är i balans, och det är ett politiskt ansvar.
• Och att Systematiskt arbetsmiljöarbete inte bara pliktskyldigast ska följas, utan också drivas från högsta ledning. Och att det faktiskt både kan öka attraktivitet och effektivitet.

Jag bad också inspektörerna att kontrollera om uppföljningen av SAM enligt 11 § andas självkritik från högsta ledningen. Framgår det hur de själva lever upp till SAM 8 §, om undersökningar och riskbedömningar före beslut om förändringar i arbetsmiljön, och om föreskriften om Organisatorisk och social arbetsmiljö märks i policy- och budgetarbete.

Skyddsombud ska kallas till alla möten i inspektionsdelen och ju tidigare de kommer in med sitt perspektiv desto bättre. Huvudskyddsombud har alla möjligheter att ta upp detta (och andra) teman i både förmöten och återföringsmöten inför inspektionsmeddelanden. Huvudskyddsombuden har också möjlighet att förbereda dem som blir föremål för stickprov. Precis som till inspektörerna, vill jag därför passa på att ge några råd till den som ska medverka som skyddsombud:

• Sätt dig in i ekonomin! Utåt låter de flesta som om de har fattat beslut som är generösa, men undersökningar från Tankesmedjan balans visar att de flesta kommuner och regioner idag skär ner på verksamheterna, även om få låtsas om det i kommunikationen vare sig inåt och utåt. Tankesmedjan har också dykt i många enskilda budgetar, så har du tur är granskningen redan gjord. De som representerar facken i de politiska nämnderna bör kunna svara på hur man balanserat budgeten i just din kommun eller region.
• Lär dig argumentera om hur uppdrag ur balans är en riskfaktor. Även här är Balans lysande, och jag har tidigare visat på riskerna med låtsaseffektiviseringar.
• Sätt dig in i vilka krav arbetsmiljöreglerna ställer på högsta ledningen. Arbetsmiljöverket har just uppdaterat sidan om politikers arbetsmiljöansvar, och för varje gång blir de tydligare och tydligare. Nu skriver de rakt ut att ”när ni fattar beslut om verksamhet och budget ska ni också beakta konsekvenserna gällande arbetsmiljön” och ”det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan med personal, skyddsombud och elever”. De är tydliga med att det är nämndens ansvar att kompetens, befogenheter och resurser är på plats för att upprätthålla arbetsmiljön.
• Prata ihop dig med skyddsombuden, och den lokala fackliga organisationen, gärna tvärfackligt! Ta med berättelser från arbetsplatserna till mötena med högsta ledningen och inspektionen. Kom överens om vad ni vill att inspektörerna ska ha hört. Det kan också vara nödvändigt att avgöra vilka huvudskyddsombud som är aktuella för inspektionerna, kanske utifrån var stickproven planeras. Kom i så fall ihåg att du som skyddsombud alltid ska ha alla inom skyddsområdet med i dina överväganden.
• Ta din plats! Eventuellt kan inspektionerna bli i form av Skypemöten – acceptera inte att vara i ett rum där du är en bifigur, utan se till att få delta på samma sätt som andra. Om du är osäker, kräv en genomgång av tekniken. Som skyddsombud har du rätt till den utbildning som krävs för uppdraget.
• Ligg på! Arbetsgivaren gör definitivt ett fel om ni inte blir kallade till de inledande mötena, men det kan vara bra att på förhand varsko om ditt intresse, och efterfråga tidiga signaler.
• Ta din tid! Inspektionen kommer att innebära merarbete. Som skyddsombud har du rätt till den tid som ditt uppdrag kräver.

Som skyddsombud är du formellt sett autonom. Ingen kan ge dig arbetsorder. Ditt fackförbund tillsätter dig och kan avsätta dig, men kan inte ”arbetsleda”. Du måste själv, mot bakgrund av er situation och historia, avgöra om och hur du vill ta dig an detta – och om du vill ställa till svars eller bjuda in till dialog. Är det läge för ”vad var det vi sa” eller ”såhär bör vi kanske jobba”?

28 juli 2020

Erik Hallsenius, arbetsmiljöexpert OFR